Home » Over KDMS » BLOGs » Als de tandarts geen patiënt heeft, betekent het niet dat de assistente koffie kan gaan drinken

Als de tandarts geen patiënt heeft, betekent het niet dat de assistente koffie kan gaan drinken

Gepubliceerd op 24 oktober 2020 om 18:28

Door aan te geven bij je teamleden wat ze moeten doen als de agenda leeg is, stel je kaders waarbinnen jouw verwachtingen helder zijn

Emma is praktijkmanager sinds 4 maanden op deze 4 kamer praktijk. Ze komt op de praktijk én daar zit Esther. De zelfuitgeroepen hoofdassistente want ze werkt als enige assistente in het team 4 dagen. Esther vindt zelf dat ze heel hard werkt, geen aansturing nodig heeft en ze bepaalt dan ook zelf wanneer ze koffiepauze verdient of even in de keuken kan hangen. Voordat Emma haar jas heeft opgehangen voelt ze een zucht opkomen. Esther vindt dat ze pauzeprivileges heeft en Emma denkt: 'Daar gaan we weer.' 

"Goedemorgen Esther, hoe gaat het hier?" Esther bladert wat in Het Tandartsen Blad en roert ondertussen ontspannen in haar koffie. "We hebben tot 9 uur geen patiënten want er hebben er 3 afgebeld ivm Corona. Ik heb geholpen in de steri en verder was er niet veel te doen dus ik dacht, ik neem maar even een koffie want daar was ik nog niet aan toegekomen vanochtend." 

Tijdens de laatste zin doet ze haar hoofd omhoog en kijkt ze Emma die een provocerende houding meent ze  te zien. Emma wordt hier zo moe van, ze heeft geen zin in de strijd, negeert even haar opmerking, pakt koffie en loopt verder: "Ik ga even naar de balie. Ga je zo weer aan het werk?" Ze weet hoeveel werk ze zelf moet doen vandaag en kan het even niet erbij hebben om nu de strijd weer aan te gaan.

Laten we wel zijn, een balie assistente gaat toch ook geen koffie drinken in de keuken als de telefoon niet gaat?

Ze groet Renske die achter de balie als een duizendpoot aan het werk is, ze werkt het ene telefoontje af na de ander, schrijft ondertussen in de patiëntenkaart een korte samenvatting van de contactmomenten, verwelkomt patiënten en nodigt ze uit te wachten in de wachtkamer en helpt mensen aan de balie. 

Renske is goud waard. Ze geeft haar een compliment dat ze zo lekker aan het werk is, Renske glimlacht en wijst naar haar headset, er zit weer een beller onder de knop. Veel patiënten bellen op dat ze bang zijn om corona op te lopen en Renske neemt voor iedereen de tijd om toch over te halen te komen en legt uit dat kans op besmetting op de praktijk nihil is en vult de agenda. 

"Wat een verschil met Esther," denkt Emma en ze bladert door de KDMS Academy om te zoeken hoe ze dit moet aanpakken. "Aha daar staat het, onder teamaansturing: feature leading." Ze leest over leiderschap, dat het belangrijk is zelf kaders te stellen naar de assistentes waarbinnen je verwachtingen helder zijn. Emma besluit om deze kaders te gaan stellen. En ze denkt "Ik ben toch ook de praktijkmanager dus moet ik ook managen, go Emma!"

Als een praktijkmanager een gedragsverandering wil zien, móet ze dit uitspreken. Niet laten voelen maar laten weten. 

"Esther ik wil graag even met je spreken heb je nu even tijd?" Esther kijkt naar haar en zegt:"Ja hoor, waar gaat het over?" "Hoe vind je het gaan hier? Heb je plezier in je werk op de praktijk?" Die vraag had Esther duidelijk niet verwacht. Meestal reageer Emma een beetje geïrriteerd in de hoop dat Esther wel voelt dat ze het niet ok vindt dat ze rondhangt. Maar Emma volgt niet voor niks de opleiding Praktijkmanager van de KDMS Academy en heeft geleerd toch het gesprek aan te gaan. Niet laten voelen maar laten weten. 

"Ik vind het leuk hier hoor, maar wel jammer dat de agenda's nu leeg lopen, maar ja, daar kan ik niks aan doen.' Zegt Esther diplomatiek, Emma antwoordt 'Ik vind het fijn dat je het hier leuk vindt en wil dat je een meer actieve houding van je zien Esther. Zo valt me  op dat je vaak rondhangt in de keuken en we hebben nu van je een hands on mentaliteit nodig.' 

Houd je focus op voorwaartse beweging. Geef oude koeien geen ruimte om uit de sloot gehaald te worden en stap uit discussies. Dan ben je echt aan het feature leaden

Esther zegt niet te herkennen wat Emma zegt. Ze antwoordt dat ze al heel veel doet en of Emma dit misschien zeg omdat ze even een koffietje neemt. "Esther ik wil niet in discussie gaan me je. Ik wil je vragen zodra je niet weet wat je kunt doen je Renske helpt achter de balie en we meer als een team gaan werken." Emma praat onverstoord verder, "Je kunt als je niet assisteert recepten schrijven, e-mail beantwoorden, patiënten bellen en de agenda's vullen. Daar ben je nu nodig. Je kunt ook schoonmaak/onderhoud aan apparatuur doen, medicatiekoeling doorlopen of alles nog qua houdbaarheid klopt, cementresten verwijderen van instrumentarium etc.

Rondhangen in de keuken omdat een tandarts geen patiënten heeft is geen privilege die een assistente zich kan toe-eigenen

Maar koffie drinken omdat er geen patiënten zijn is een privilege voor tandartsen die je als assistente je niet kunt toe eigenen." "Je doet net alsof ik niet hard werk!" Esther is verontwaardigd maar dat had  Emma ingecalculeerd. Ze is gewoon niet gewend door haar leiding te krijgen. "Ik wil graag dat je niet harder werkt maar efficiënter. En vanuit teamspirit, ik weet dat je dat kunt."

Emma vervolgd:" Welke werkzaamheden wil je het eerste oppakken? Ik zal een lijstje in de keuken hangen voor alle assistentes wat je kunt doen als je niet aan de stoel staat."

 

Esther is ondertussen gaan staan. Haar kopje doet ze in de vaatwasser. Het tijdschrift ligt nog open op tafel. "Ik ga wel even die koeling door, als jij dat wilt." "Ja heel graag, dank je wel." Esther loopt ietwat beledigd weg maar dat is ok, ze gaat wel aan het werk. 

"De KDMS Academy is mijn hulplijn." Chat Emma naar mij, haar docent

Een praktijkgroepsapp is prima, maar ga liever 1 x per week alles communiceren waar je de aandacht op wilt zien en 1 x per maand een interne nieuwsbrief sturen.

Emma stuurt een bericht in de Groepsapp met daarin de strekking van wat je kunt doen als er geen patiënten zijn en dat er een checklijstje in de keuken hangt. Ze loopt naar de pc en typ t lijstje uit. "Belachelijk dat ze het niet zelf weten" schiet door Emma heen. Maar dan denkt ze: "Als je verandering wilt zien moet je het voorleven." En ze plak t lijstje op een keukenkastje.

Later ziet ze Esther en geeft ze een compliment dat ze de koeling heeft gedaan. Ze knikt even kort maar niet onvriendelijk: "t Was wel nodig, ik heb een paar dingen moeten weggooien." "Heel goed! Dank je!" Esther kijkt trots en zelfs blij. Emma zal vaker complimenten geven, de weerstand bij Esther is echt al verminderd.

In de KDMS Academy chat Emma met mij, haar docent. "Hi Ruth ik heb zoveel aan de opleiding Praktijkmanager, het is mijn hulplijn. Dat wilde ik je even zeggen. Groet Emma". 

 

We chatten nog even verder en ik vraag wat haar het gevoel van extra hulplijn geeft en ze vertelt me deze ervaring. Ik ben blij dat ze vanuit know-how vertrouwen in leidinggeven ontwikkelt. Daar heeft de praktijk ook voordeel bij. 


Opleiding praktijk manager: Plus

€ 2.109,00

Opleiding praktijk manager: Plus

€ 2.109,00

✔ Opdrachten na elke deelgebied

✔ Opdrachten worden binnen 14 dagen nagekeken en teruggekoppeld door je docent

✔ incl chatfunctie met CRKBO geregistreerd docent

✔ Inclusief certificering

✔ Online ontwikkelplan 

✔ 6 online coaching sessies 


Opleiding Praktijkleider Excellent

€ 3.275,00

Opleiding Praktijkleider Excellent

€ 3.275,00

✔ Opdrachten na elke deelgebied

✔ Opdrachten worden binnen 14 dagen nagekeken en teruggekoppeld door je docent

✔ incl chatfunctie met CRKBO geregistreerd docent

✔ Inclusief certificering praktijkleider basic

✔ Online ontwikkelplan

 

✔ incl 3 sessies Training on the job (60 min per sessie)

✔incl 8 online executive coaching sessies (6p min per sessie)

✔ Coaching Monitor


Vul het formulier in als je meer wilt weten over incompany training voor jouw praktijkmanagers




Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.