Home » KDMS README » BLOGs » I love it when a plan comes together

I love it when a plan comes together

Gepubliceerd op 30 juli 2020 om 22:31

Maar voordat een plan werkt, moet je hem wel  eerst nog maken! 

Omdat ik nu meerdere keren de vraag heb gekregen om meer van mijn eigen ervaringen te delen, doe ik dat vandaag en ik denk dat je jezelf vast wel herkent in sommige voorbeelden.

Ik begon eens te werken in een leuke maar zeer chaotische praktijk waar me al gauw opviel dat iedereen de hele dag met ad hoc zaken bezig was en daardoor geen focus op eigen functie was.

Een patiënte kwam aan de balie en zei;"de mondhygiëniste belde me, ik kon even tussendoor komen?"

De balie assistente wist van niks, maar zag wel in de agenda de afspraak ertussen gepropt. "Hoezo doet een mh  balie werk en is er geen communicatie?" Dacht ik. Gevolg is dat balie assistente eigenlijk voor het blok stond en niet professioneel overkwam omdat ze haar dagprogramma niet goed kende.

Echt een signaal van een ad hoc gerichte praktijk. Ook de hoeveelheid posts its op het bureau van de balie assistente trouwens...

Op mijn derde dag stond Lab Oral ineens voor mijn neus om watermetingen op te halen.

Je raad het al; die waren niet gedaan. Het is belangrijk niet lang te blijven stilstaan wie het niet heeft gedaan maar in oplossingen en actiestand te gaan.

Teveel nieuwe managers klagen over de oude maar vergeten dat iedereen fouten maakt

Maar dat succes niet wordt gecreëerd door lang stil te staan bij fouten maar pas ontstaat als er oplossings gericht gewerkt wordt. 

Ik heb excuus aangeboden dat ze voor niks kwamen, (zonder te vermelden dat ik nieuw was want dan waarom zou ik naar een ander wijzen?) En heb een nieuwe afspraak gemaakt voor de week erop en direct vervolgafspraken ingepland voor metingen voor de komende 2 jaren.

Aan het einde van de dag sprak ik de eigenaar en vroeg ik hoe normaal zulke terugkerende zaken gepland waren en waar ik die planning kon vinden. Je raad het al. Die was er niet. 

Prima. Ik begreep gelijk waarom ik nodig was en heb een jaarplanning gemaakt, toen kwartaal- en maand die nog verder terug gevoerd naar weekplanning. Van kwaliteitsmetingen, interne audits, onderhoud van apparatuur tot en met functioneringsgesprekken en assistentenoverleg.

Vervolgens heb ik een jaarkalender in de keuken gehangen en daarop gezet hoe laat de metingen dan gedaan moesten zijn en waar het klaar gelegd moest worden. 1 assistente eraan gekoppeld die de procedure kende en die verantwoordelijk gemaakt ervoor en haar initialen erbij gezet.

Done. Oh nee niet done.

Natuurlijk heb ik dit gecommuniceerd door het in de eerstvolgende nieuwsbrief te zetten. Want je kunt plannen wat je wilt maar als je het team er niet in betrekt, valt de planning om.

 

Het maken van een planning, moet je inplannen. Zo simpel is dat.

Daarnaast moet je volhardend zijn en doelgericht blijven, dan krijg je het voor elkaar. 

Een planning geeft niet alleen het management overzicht  maar ook een enorme houvast  aan het team.

De twee wekelijkse roosters aanpakken werd mijn volgende plan project; en zette ik om in half jaarlijkse roosters. Met duidelijke afspraken bij uitval door ziekte of bij vakanties en een onderling invalsysteem gemaakt. Van sept/febr en maart/augustus. Voordeel is dat in maart de vakanties al duidelijk zijn er er gevroegboekt kan worden en de praktijk niet dicht hoeft.

Iedereen kan lekker werken op vaste dagen en weet wanneer de vakantie op ze wacht.

Natuurlijk moest iedereens vakantie wensen voor de kerstmaand al aangeven in augustus en voor de zomervakantie in februari. Maar het werkt. En schept helderheid. Ook voor patiënten. Tandarts Pietje werkt op elke maandag met Marietje. Etc.

Ik wist dat een dergelijke andere inroostering weerstand met zich mee zal brengen bij deze of gene.

Maar het praktijkbelang gaat bij mij voor individueel belang (Natuurlijk zijn er uitzonderingen op de regel) en ik wist dat als mijn team kon vertrouwen op mijn visie en de voordelen liet zien voor de praktijk, de weerstand zou verandering in een flow.

Om iets te veranderen moet je door weerstand heen. Dat kan met vertrouwen en planvaardigheid. Achter de weerstand zit de flow, daar is je doel

Op elke praktijk zijn mensen die zeggen:"Waarom moet dat nu zo? Zoals we het al jaren doen is toch prima."

Als je jaren hetzelfde doet innoveert je niet, het team gaat op je vertrouwen en mee met je in de veranderingen als jij goed plant en de structuur biedt die ze bang zijn kwijt te raken.

Ik dacht altijd,; ik ben niet aangenomen om populair te zijn, maar om de praktijk te leiden. Als je impopulaire beslissingen onderbouwd durft te nemen volgt respect vanzelf 

Ok. Helder. Dus je moet gaan plannen als je de praktijk wilt leiden. Maar hoe maak je nou zo n planning? Waar begin je?

Daar zijn 2 hele handige tools voor ontwikkelt; PDCA en SMART.  In de online studie leer je heel veel hierover hoe je deze tools in kan zetten zodat je grip krijgt op je praktijk.

Natuurlijk kun je ook een KDMScoach in de arm nemen die je met het leren plannen ondersteunt, in 6 sessies kunnen we al een heel eind komen.

Klik hier als je meer wilt weten over de tarieven of all in pakket.Mix & Match Tarieven 2020

De online opleiding is op Hbo denk en werkniveau en los ook  beschikbaar per 1 september voor maar €475,-. NU TOT 20 AUGUSTUS MET VROEGBOEKKORTING VAN €50,-

Geef je nu al op klik hier en app VROEGBOEK KORTING naar

 +31611431097

en ontvang € 50,- korting op KDMS Academy!


Reactie plaatsen

Reacties

Jennifer Pinot
15 dagen geleden

Ik heb de online Praktijkmanager opleiding besteld voor mezelf! Jennifer