Home » Zondagavond Blogs » De maatregelen in de samenleving zijn voelbaar in de praktijk, dat vraagt om beter managen

De maatregelen in de samenleving zijn voelbaar in de praktijk, dat vraagt om beter managen

Gepubliceerd op 14 maart 2021 om 13:18

Als je jezelf als praktijk manager tussen twee vuren voelt, is het tijd om terug te gaan naar de helicopterview 

Annemarie spreek ik online deze week. We hebben volgende week een afspraak staan in het coachhuis maar ze heeft me geappt of het eerder kan. "Ze trekt het even niet." Ik ga naar mijn online werkplek en plug in,

Ze is praktijkmanager van een kleine maar dynamische 3 kamerpraktijk voor algehele tandheelkunde. Patienten populatie zijn gezinnen uit de buurt en mensen uit het bejaardencentrum om de hoek.

Zodra het beeld aangaat zie ik het al direct. Annemarie ziet er afgemat uit. "Vertel" zeg ik en Annemarie steekt direct van wal.

"Eerlijk gezegd Ruth, ben ik gewoon een beetje praktijkmoe, ik ben blij dat je nu tijd voor me hebt want ik loop voor mijn gevoel helemaal vast. Of  nee, ik loop leeg, ik voel geen energie meer, de coronamaatregelen wegen zwaar op ons gezin. Tjeerd werkt al een jaar thuis en Sofie en Joost zijn wel 2 halve dagen naar school maar hangen thuis behoorlijk verveeld rond. Op de praktijk bellen nog steeds mensen af omdat ze bang zijn om te komen. Er zitten veel gaten in de agenda's en de praktijkeigenaar voert de druk bij de balie op om beter te plannen maar de balie assistente is ook moe, ze moet enorme triagelijsten afwerken, krijgt vaak dezelfde vragen en kan niet zoals vroeger lekker snel doorwerken.

De telefoon staat echt soms roodgloeiend Ruth met mensen die afbellen. En geloof me, daar zitten ook onze bekende angstpatiënten tussen die gewoon bang zijn om te komen en corona als smoes gebruiken om op het laatste moment af te zeggen. We lopen hierdoor echt omzet mis en de stok achter de deur die we eerst hadden van dat je een rekening stuurde is weg. We zijn gewoon een kleine praktijk en daar hou ik van maar ik vind het steeds minder leuk om naar de praktijk te gaan." 

Als je als praktijkmanager een medewerker zichzelf veelvuldig over grenzen ziet gaan moet je wel in beweging komen

"Daarbij heeft Saskia, de mondhygiëniste, rugklachten die we heel serieus en nemen en op arboadvies werkt nu 1 dag minder op de praktijk. Ze weten niet hoelang het gaat duren maar de kans dat ze nog meer rust moet nemen is aannemelijk. Haar patiënten zijn echt gehecht aan haar en als ze wel werkt moet ik continu de balie assistente blijven terugfluiten omdat ze toch de agenda te vol wil zetten.' Annemarie wil stoppen naar ik moedig haar aan door te praten.

'Ach, weet je, het is zo dubbel allemaal. De balie assistente heeft geuit dat ze het gevoel heeft het niet meer goed te kunnen doen. Er is altijd wel wat." Annemarie zucht 'Ik voel me soms net een politie agent, thuis zijn mijn pubers nog zelfstandiger dan sommige assistentes' zegt Annemarie, we lachen allebei, want we weten dat dit natuurlijk niet zo is maar het geeft wel aan hoe erg Annemarie op haar tandvlees loopt. "En zelf kan ik helemaal niet even lekker klagen, want echt, daar heb ik gewoon behoefte aan, merk ik.'

Ze kijkt nu verdrietig, 'Op zondag avond lig ik wakker in bed en heb duizenden to-do-lijstjes in mijn hoofd ronddansen. Mijn man, Tjeerd dus, is het ook wel beu om steeds verhalen over de praktijk aan te horen en zegt dan dat ik me ziek moet melden of vakantie moet op nemen. Maar dat is geen oplossing." 

Complimenten geven lijkt soms bijna banaal maar is essentiëel voor een goede samenwerking. Is daar geen ruimte voor? Dan moeten je alarmbellen aangaan

We gaan terug naar het begin, en we merken op dat het lijkt dat er te weinig ruimte over is gebleven voor complimenten op de praktijk. We spreken af dat Annemarie zelf tijd gaat inbouwen om individueel en als team vaker kort om de tafel te gaan. Een vinger aan de pols voorkomt het gevoel van zwemmen of zelf van verdrinken. Geeft verbinding en focus, iedereen wil gezien worden daarbij creëert Annemarie zelf een kans om ook te ventileren en meer uitleg te geven waarom dingen nu anders lopen dan iedereen gewoon was.

We concluderen dat het belangrijk is dat Annemarie eerst met de mh om de tafel gaat en haar zorg uit over de discrepantie die ontstaat tussen wat ze zelf zegt aan te kunnen en wat Annemarie zelf constateert bespreekt. Samen kunnen ze dan tot afspraak komen op welk moment de mh wel rust krijgt, of misschien helpt het als ze de omloop niet meer zelf hoeft te doen tussen de behandelingen door. 

Aangezien er veel behandelingen in de andere kamers uitvallen kan die assistente de mh zelfs gaan assisteren. Nu agenda's anders lopen moet er nu eenmaal ook anders worden samen gewerkt.

 

Plannen onder verdelen in: nu doen, later doen, delegeer, elimineer werkt snel en krachtig toch gebruiken te weinig praktijk managers deze matrix. In onze sessies maken we tools bruikbaar ipv eendimensionaal

Daarnaast is een gesprek met de balie assistente belangrijk. Waarin ze samen een schets maken met hoe het voor de coronacrisis ging en nu en hoe de balie assistente voor haar gevoel weer meer in haar flow komt Annemarie kan daarop dan actief ventileren en afspraken maken.

Het team laat duidelijk een roep om leiding zien alleen vraagt het vaak tussen de werkzaamheden door. Dat Annemarie zelf ook leiding nodig heeft of een compliment wordt ook duidelijk. We onderzoeken samen waar bij haar de emmer overloopt. Teveel brandjes moet Annemarie tussentijds blussen waardoor haar eigen praktijk management to-do-lijstjes niet worden afgevinkt en blijven rondzingen in haar hoofd. Het ad hoc vragen beantwoorden en problemen direct oplossen helpt haar niet om actiepunten weg te werken, ze stapelen op.

Ik rijk haar de Eisenhower matrix aan en geef haar de opdracht om deze de komende 3 weken in te gaan zetten. Een krachtig middel om terug te komen in de helicopterview en positief leidinggeven. Ad hoc management brandt nu eenmaal op lange termijn een team af, met het management erbij. 

Annemarie zegt verder te kunnen mer de nieuwe aanvliegroute en vervolgd:"ineens lijkt t allemaal veel simpeler dan ik voelde." Dat is precies wat coaching on the job met je doet. Het maakt helder wat troubel blijft en geeft je focus. 


Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.