Home » Zondagavond Blogs » Als je behandelt en daarom je assistente vraagt tussendoor het team te appen over praktijkvoering, verdampt visie en daalt de kwaliteit van mondzorg

Als je behandelt en daarom je assistente vraagt tussendoor het team te appen over praktijkvoering, verdampt visie en daalt de kwaliteit van mondzorg

Gepubliceerd op 15 januari 2021 om 19:13

Als assistentes behandelaars om het minste of geringste storen, is het voor mij een teken dat het team eigenlijk meer leiding vraagt

Ik kom aan op de praktijk van een nieuwe opdrachtgever. Ik vind t altijd een beetje spannend, zit mn zelfgeknipte haar wel een beetje en heb ik geen koffie geknoeid in de autorit ernaar toe? Ik check mij witte blouse en schud mijn hand door mijn haar, so far so good zo moet t maar. En stap de praktijk binnen.

In 3 stappen valt alle onzekerheid van me af, ik voel me nu eenmaal als een vis in het water in elke tandheelkundige praktijk en ik zet gelijk mijn "egobril" af en 'observatiebril' op. Het gaat helemaal niet om mij. En dat vind ik zo fijn ook.

In dit geval hoef ik niet lang te kijken om te zien waarom de praktijk eigenaar zo n noodkreet heeft geuit naar me. "Komen ze maar wat eerder bij me," denk ik even. Maar ik weet dat hulp vragen lastig is en mensen doen t vaak pas als het water ze aan de lippen staat. Het is al gauw duidelijk dat iedereen hard werkt maar eigenlijk 'maar wat doet'.

Ik wacht even in de wachtkamer. Dat doe ik vaker. Dan kan ik al observeren. In plaats van rust lijkt de praktijk een mierenhoop. Assistentes lopen heen en weer met vragen en de balie assistente werkt duidelijk geen triageschema af maar verzandt in hele lange gesprekken.

  

Ik weet dat mensen vaak nét te laat mij als executive Dental coach inschakelen en eigenlijk is dat zonde. Dan lopen medewerkers en eigenaar te lang te dwalen en ligt ziekmelding op de loer

De praktijk eigenaar heeft aangekondigd dat ik kom en Amanda, de assistente die 32 u werkt op de praktijk komt enthousiast me tegemoet. We geven elkaar een luchtgroet "jij bent vast Ruth, onze praktijkcoach?" Ik knik en loop achter haar aan. De balie is nig steeds aan het bellen, de patiënt bepaalt duidelijk de richting van haar gesprek. Verderop staat een kamerdeur open. Ik hoor dat een dpsi score wordt afgenomen dus ik vermoed dat Hayo, de mondhygiënist daar nu aan t werk is.

Als je een assistente de lat laat bepalen, daalt de kwaliteit, dat heeft niets te maken met haar inzet of sympathie. Daar is ze simpelweg niet voor opgeleid.

Felix komt uit de behandelkamer loopt bijna tegen de openstaande Miele op, want de doorloopgang voor medw is ook de omloop in deze praktijk, laveert om Amanda heen en zegt:"jij moet Ruth zijn, wat fijn dat je er bent, loop je mee?" Ik volg hem naar kamer 3 en hij praat verder:"de behandeling liep wat uit sorry, goede reis gehad?" We kletsen wat en daarna komen we terug op de kennismaking, het intake formulier en bespreken we de pijnpunten. "Waar wringt de schoen het meest voor jou Felix?" 

Felix legt uit dat Amanda al 15 jaar zijn steun en toeverlaat is. Ze zeurt nooit tegen hem, doet ook de balie als het moet, doet alles ook nog tussendoor én is redelijk goed aan de stoel. Ze heeft geen diploma want daar heeft ze geen ambitie voor." 'Oh oh' denk ik want ik ken die valkuil, daar heb ik meer praktijk eigenaren de mist in zien gaan.

Want hoe fijn en waardevol een gecomitteerde assistente ook is, het gaat hier niet om haar intentie of jullie goede werkrelatie. Het gaat nu om welk niveau je wilt bieden aan je patiënten als eigenaar en of die assistente de maatstaf moet bepalen.

Als tandarts assistentes intern zijn opgeleid kunnen ze heus vaak goed assisteren maar hebben ze toch weinig up to date kennis van protocollen en wet- en regelgeving. Uberhaupt mag je jezelf de vraag stellen of je wilt dat een assistente de praktijk indirect aanstuurt. 

Als de eigenaar veel leunt op zo'n assistente, omdat ze er altijd is en hard werkt, gaat ongemerkt in de loop der tijd het algemene niveau naar beneden. Kennis- en vaardigheidstechnisch is zij de zwakste schakel. En beleid moet juist door de sterkste schakel gemaakt worden. De maatstaf moet de eigenaar bepalen.

Felix begrijpt heel goed waar hij het in de loop der tijd heeft laten liggen en zegt ook te missen dat er gewoon kwalifitief beter wirdt gewerkt

 

"Maar ik kan haar echt niet vragen om protocollen te maken of te vernieuwen. Dat kan ze gewoon echt niet."

Als je iets niet goed kunt, kan je het leren. Kun je het niet leren, dan moet je het durven delegeren of uitbesteden

Ik geloof heilig in het principe dat als je het niet kunt, je het kunt leren, en als je het niet kunt leren je het moet delegeren/uitbesteden. Ik ken een interim praktijkmanager die alle protocollen die je maar wilt, verkoopt. T kost je (geloof ik) 600 euro of zo voor het hele tandheelkundige pakket. Ik heb jaren geleden voor een praktijk dat aangekocht en die hebben er toen zelf op voortgeborduurd.  Felix vraagt zijn naam en gaat hem benaderen. 

Het is echt praktisch in dit geval, dan hoeft Felix alleen het assistententeam te vragen samen de protocollen te finetunen zodat het binnen zijn praktijk bruikbaar is. En dát aanpassen zou Amanda wel kunnen. Felix knikt, dat kan ze zeker. Voor een kleine praktijk zonder praktijkmanager kan dat echt een oplossing zijn. 

Dit is een praktische tip voor Felix, maar natuurlijk moeten we verdiepen. Waarom de noodkreet? Waarom voelt hij alsof hij niet vooruit komt met deze praktijk? Wat is zijn visie erop?

Zijn team is gezellig en t zijn stuk voor stuk lieve meiden maar hij heeft het gevoel dat alle beslissingen via de app gaan. En dat de assistentes onderling eigenlijk de dienst uit maken. "Dat komt ook deels door mij,' zegt felix:"ik zeg regelmatig bijv tegen Amanda; app maar even dat die cementresten echt beter weggehaald moeten worden, of zoiets."

Felix zit duidelijk vast in een 'ad hoc communicatie systeem', waardoor hij niet toekomt aan echt managen. "Ik houd t zelf ook in stand" concludeert hij na vragen van mij. Dát is een inzicht waar we verder mee kunnen.

Groeien en veranderen in de praktijk kan alleen met reflectie op leidinggeven. En dat is precies wat een executive dental coach biedt.

Ondertussen komen we ook tot een paar concrete oplossingen die hij gelijk al kan toepassen. "Ruth we zijn nog niet eens begonnen en ik voel me nu al beter." "Samen gaan we kwaliteit weer op de kaart zetten Felix." Ik ben blij dat Felix nu voelt wat ik al weet, dat ik echt hem kan helpen het roer om te gooien. 

 

'Ik ben net als mevrouw Google: jij bepaalt je bestemming en ik help je ernaar toe, maar de reis moet je wel zelf maken. Vol vertouwen, want je weet dat je met mij aan je zij er komt.'

Na onze eerste sessie, de rondleiding door de praktijk en korte kennismakingsgesprekken met alle teamleden, nemen we afscheid. Maar niet voor lang, onze volgende meeting is online over 2 weken. In tussentijd krijgt Felix al een opzet van een aanbeveling om de komende 2 weken al verandering in te zetten. Hij heeft er zin in. En ik weet dat hij al snel t verschil gaat merken. Ik gun t m ook zo.

Tijd om naar huis te rijden en gauw even bij coffee to go te stoppen. Tijdens de reis denk ik altijd zelf na over wat ik gehoord en gezien heb. "Bij de volgende rotonde rechts af," spotify stopt even met mijn play list draaien, want mevrouw Google praat er zelfverzekerd doorheen.

"Mevrouw google is altijd consequent en duidelijk, zonder bazig te zijn. Als je verkeerd rijdt geeft ze je gewoon een andere route om op t zelfde punt uit te komen. Maar jij hebt de keuze en t stuur in handen. " denk ik, " Ik ben een soort mevrouw Google voor praktijken", denk ik in een metaforische bui en ik lach een beetje om mezelf, mijn koffie klotst, "he bah", toch nog een vlek op mijn witte blouse.

 

De namen in deze blog zijn onherkenbaar veranderd. Copyrights [20202021]op gehele tekst. Foto's zijn eigendom van KDMS Kruijshoop Dental Management Solutions en mogen niet zonder toestemming gebruikt of gekopieerd worden


Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.