Denk je wel eens 'Ik verkoop de praktijk en ga weer als zzp aan de slag?' Gooi het kind niet met het badwater weg, geef jezelf en je team een kans.
Een praktijk leiden is uitdagend maar eerlijk is eerlijk ook gecompliceerd en soms vermoeiend. Het is natuurlijk zo dat ik vooral eigenaren ontmoet als het niet goed loopt (nog steeds jammer dat ze zo lang wachten), en allemaal hebben ze als gemene deler dat de focus in hun team niet goed ligt. Daardoor is de flow niet lekker, worden teveel fouten gemaakt en voelt de eigenaar zich als een 'agent". Sommigen hebben hun passie verschoven van praktijk leiden naar het behandelen en hun team zelfsturend gemaakt. Tenminste, zo noemen ze het dan.
Maar zoom je nader in op onderlinge samenwerking, dan wordt wel eens duidelijk dat in de basis het team dat zo zelfsturend lijkt, het niet is. Een symptoom van een richtingloosteam is, is een team dat een roddelcultuur heeft, fouten óf worden weggemoffeld óf vergroot worden, heeft een paar medewerkers die de kantjes eraf lopen en meer.
Zo ken ik een praktijk eigenaar die zich rot ergerde aan de artikelen die besteld waren en 2 dagen in een doos op de keukentafel bleven staan. Onuitgepakt. Een blog die ik schreef over, ik geloof ook zelfsturing, was de trigger voor hem om me te bellen. En dat was een goede beslissing.
Symptomen van een 'wannebe-zelfsturend team' die eigenlijk niet in staat was zichzelf aan te sturen waren duidelijk aanwezig. Middels een team analyse heb ik een ambitie en groei model gepresenteerd waarna we samen nieuwe kaders hebben gesteld. Maandelijks hadden we een vinger-aan-de-pols-gesprek waarbij we de implementatie van het advies samen doornamen, sparden en ik soms op de praktijk concreet aanwezig was om de structuur neer te zetten. Nu, 1.5 jaar later en een half jaar na afronden van ons traject kreeg ik zo maar ineens een bos bloemen opgestuurd; "Nogmaals bedankt Ruth voor alles, Henk". Zo attent en lief, maar de kers op de taart is dat de praktijk vleugels heeft gekregen en het echt lekker loopt. Het team is echt zelfsturend geworden en navigeert op de gezette pijlpunten.
Henk is trouwens gaan uitbreiden en heeft weer plezier in praktijk houder zijn. Misschien is dat minstens zo belangrijk. Want een praktijkhouder die alleen nog plezier haalt uit behandelen maar niet meer uit samenwerken en het team inspireren, begeeft zich op een hellend vlak. Teveel praktijk eigenaren dromen stiekem van "de boel verkopen en weer zzp-er worden'. Ze geven hun droom op terwijl er nog zoveel te halen valt.
Een zelfsturend team is het pas als het aan een paar randvoorwaarden voldoet
In een zelfsturend team ligt de productiviteit hoger, fouten worden minder gemaakt. Een zelfsturende team brengt eerder oplossingen aan en voelt zich meer betrokken bij de praktijk. Het werkgeluk is er hoger, ook bij de eigenaar.
Het idee dat een zelfsturend team geen leidinggevende geeft, of aanjager, klopt niet. Want er moet altijd iemand zijn die het team navigatie punten geeft en ruimte voor individuele ontwikkeling in het oog houdt. Leiding geven aan een zelfsturend zorgteam vraagt andere competenties van de leidinggevende en vertrouwen kunnen geven is een belangrijk ijkpunt net als het helder hebben van de missie en visie. Een praktijk moet aan voorwaarden voldoen om zelfsturendheid na te streven, niet elke praktijk is ervoor geschikt. Ik analyseer en breng in kaart of een praktijk ertoe is uitgerust en adviseer in het toepassen van onderliggende basisbehoeften om een zelfsturend team op te tuigen.
Het doel is om de praktijk onderling efficiënt, snel, flexibel te laten reageren op ontwikkelingen die op ze af komen. Meer eigen verantwoordelijkheid voor medewerkers, minder focus op details en meer op verbeteren van eigen functioneren met een heldere taakverdeling en protocollen zorgt dat medewerkers onderling tot beslissingen komen. Beslissingen waarin praktijkbelang voor individuele belang gaat en verspillen en leanmanagement centraal staat.
De randvoorwaarden die we creëren om een zelfsturend team op te tuigen en in te richten zijn:
- Autonomie Medewerkers hebben de skills om zichzelf te leiden ipv dagelijks veel leiding te krijgen. Er worden regelmatig teamboosters gegeven, opfriscursussen aangeboden en verdiepingsmogelijkheid in het vak. Zo blijft de focus op verbeteren van autonome eigenschappen.
- Vertrouwen en handelingsvrijheid Meer handelingsvrijheid versus controle. Dit punt is in de mondzorg natuurlijk vrij lastig omdat we met bekwaamheid hebben te maken. Toch is dit tot een bepaald niveau te bewerkstelligen door duidelijke kaders te zettenper functieniveau maar wel bewegingsvrijheid te geven binnen die kaders.
- Alles is expliciet Je neemt afscheid van impliciete regels en motiveert elkaar tot een sterk protocolair werkend team met expliciet omschreven doelen en regels. De wet- en regelgeving blijft actueel bespreekbaar en toepasbaarheid wordt in sub/teams besproken en vastgelegd.
- Lean & agile De behandelaars hebben intervisie momenten onderling, al dan niet voorgezeten met hulp van KDMS, proberen daarnaast nieuwe behandelmethoden uit en houden aandacht voor leanmanagement en verspilling voorkomen.
- Incident management Door incidenten op een juiste manier te behandelen en te bespreken in subteamoverleggen (ast/pr.ast/+evt mh) ontstaat behoefte aan verbetering waaruit nieuwe en duidelijke besluitvormingsprocessen op gang komen.
- Purpose is leidend De praktijkmissie is leidend. Zelfsturende teams willen een beweging maken richting praktijk belang en dat stellen voor eigenbelang. Samen-werken is het doel. Met klemtoon op samen
- Kwaliteitsmanagement Kwaliteit door het hele team gedragen, door intervisies, Incident management en een kwaliteitsfunctionaris aan te stellen die overkoepelend de vinger aan de pols houdt.
KDMS Kruijshoop Dental Management Solutions: Concreet en no nonsense coaching voor Executives van mond/zorgpraktijken. Opgericht in 2020 door Ruth Kruijshoop: Gericht op samenwerking verbeteren, eigenaren te onlasten door krachtige leidinggevende tools aan te rijken met bewezen coaching technieken. Ruth is NOBCO geaccriditeerd executive coach, naamdrager van Orde van organisatie Adviseurs (OOA). Naast executive coaching verzorgt ze als CRKBO gecertificeerd docent, management- en teamtrainingen op praktijken: de zogenaamde teamboosters. Let op: ivm de maatregelen rondom corona mogen de teamboosters wel plaatsvinden onder bepaalde hantering van regels.
Wil je jouw praktijk manager meer houvast geven? Klik hieronder voor een verdiepingsleerlijn aan de KDMS Academy.
Reactie plaatsen
Reacties