Als je accountability vastlegt als praktijk leider creëer je betrokkenheid en stabiliteit

Gepubliceerd op 31 oktober 2021 om 15:48

Een zwabberende teamleider krijgt een instabiel team, als micromanager creëer je een team dat fouten gaat wegmoffelen 

Als leidinggevende van een Dental team, heb je per definitie altijd te maken met multicimplexiteit in aansturing. Niet alleen is er sprake van hiërarchie (door wet- en regelgeving) maar ook zijn er grote verschillen in denk- en werkniveau binnen je team. Het vinden van 'er juiste toon' is natuurlijk heel belangrijk als je jouw team inspirerend wil leiden. Maar dat kan soms ook lastig zijn. In de behandelkamer is een duidelijke hiërarchische verhouding. Maar zodra je samen in de keuken staat wil je dat die weg is. Of in ieder geval minder voelbaar. En dat is soms gewoon echt lastig. Meer hierover in een komend zondagavondblog.

Want vandaag wil ik het hebben over een minstens even belangrijk punt van aansturing van je team, namelijk: accountability. Accountability zorgt namelijk voor helderheid, voor 'samen-gaan-we-ervoor-gevoel' en genereert enorme stabiliteit. Een zwabberend teamleider krijgt een zwabberend team. Dan gaan mensen elkaar rugdekking geven bij fouten en je bereikt juist de contraverse: dat je niks meer weet. Dat moet je niet willen. Jij wilt de drijvende kracht zijn van je team. Voor jou moeten ze willen werken en plezier in hun werk krijgen en houden. Jij wil toch die praktijk eigenaar zijn waar assistentes jaren later nog lovend over praten? Tuurlijk! "Bij haar heb ik zoveel geleerd, we werkten hard maar ik heb mogen assisteren bij prachtige behandelingen. We waren echt een team. Gave tijd gehad." 

Om die ervaring te gaan geven aan je teamleden (én jezelf) is het noodzakelijk om Accountability te benoemen. Dat betekent dat je vraagt concreet te benoemen wat het team gaan doen, wanneer én dat je erop vertrouwt dat ze afspraken niet alleen met jou maken, maar vooral met zichzelf. Want mensen moeten graag voor je werken maar dat gevoel moet wel uit henzelf komen. Een praktijkleider of teammanager is immers vaak ook vanuit een coachende rol aan het aansturen, daar hoort accountability bij.

Door accountability in te zetten creëer je betrokkenheid en de nodige afstand tegelijkertijd

Accountability geeft niet alleen kracht door vertrouwen neer te leggen bij verantwoordelijke maar heeft ook een belangrijke spiegelfunctie voor je team. Door vragen te stellen als: Hoe weet ik het dat het op orde is? Wanneer ga je dit aangepassen? Wanneer heb je teruggekoppeld hoe t met patiënt X is? Etc. Zulke vragen zetten aan het denken en zorgt voor betrokkenheid.

Ik sprak vorige week praktijk eigenaar Joyce* weer (*zie eerder blogs) en ze was best boos. Niet op mij maar op 2 teamleden. "Ze doen alles achter mijn rug. Ik heb al honderd keer gezegd dat het een regel is dat ik alles weet. Belachelijk!" Het gevoel is herkenbaar want ik hoor het vaker in mijn coaching praktijk en laten we wel zijn, niets is vervelender dan dat je het gevoel hebt achter de feiten aan te lopen.

 

Als je niet weet als eigenaar dat een patiënt een klacht heeft geuit en dit niet in de kaart is genoteerd wordt je niet genoeg betrokken. Maar ja, daar is toch incident management voor, richt dat gewoon goed in op je praktijk. Maak het niet persoonlijk. Maar maak het inzichtelijk. Creëer heldere werkprocessen samen en houd medewerkers verantwoordelijk in het invullen van de processen. Dan kun je daarop terug vallen. 

Maak dingen niet persoonlijk maar inzichtelijk. Je hoeft echt niet alles te weten op een praktijk, wat een onzin

Het idee dat jij als praktijk eigenaar, zoals Joyce, of als praktijk manager alles moet weten is echt niet realistisch. En al helemáál niet wenselijk. Dan wordt je die vreselijke ad hoc manager, of die tiran die iedereen wel kent, want die zijn er ook helaas nog steeds. Dat wil je toch niet. Je wilt toch dat je elkaar kunt aanspreken op verantwoordelijkheden? Niet alleen de eigenaar of praktijk manager is verantwoordleijk voor kwaliteitsmanagement, ieder individu in het team heeft daar een steentje in bij te dragen. 

Ok mooi allemaal maar hoe leg je meer accountability dan vast? Hoe maak jij dat concreet? Dat doe je door deze drie vragen vast te leggen in je team:

  1. Wat wil je bereiken met een verandering?
  2. Wanneer?
  3. Hoe weet ik of de verandering werkt? 

Hiervan kun je afgeleide vragen bedenken. Maar dit zijn mooie uitgangsvragen voor een teamleider. Niet de wil van de teamleider wordt zo opgelegd maar van de teamleden. Je creëert meer betrokkenheid dus is het tijd concreet doelen met je team te stellen. Maar je houdt wel de leiding, komt erop terug zonder het over te nemen. De vragen moeten dus een duidelijke beslissing impliceren. Dus met vragen als:" Wat heeft je voorkeur?" Of "Wat denk je te gaan doen?" In je vraagstellingen maak je duidelijk  dat het tijd is voor beslissingen en daadkracht.

 

Een interessante vraag tijdens een 1 op 1 gesprek met je medewerker is om te vragen welk cijfer ze hun samenwerking in het team zelf zullen geven. Er vanuit gaande dat je niet 'een 10' als antwoord zal krijgen, is de volgende vraag:"Wat weerhoudt je dan om er eenn10 van te maken?" "Ik merk dat ik nog niet zo snel ben aan de stoel bij een endo." "Wat zou je helpen dit beter te kunnen?" "Tja dat weet ik niet." "Denk er maar eens overna."

 

Je legt verantwoordelijkheid terug bij de individuele teamleden en doet beroep op concrete verbetering. Je stapt uit de controlerende rol en in de helicopterview. Je medewerker voelt zich gezien en gehoord en zal haar/zijn best doen om je vertrouwen te houden. 

Met dank aan Dental International voor beschikbaar stellen van de mooie praktijk foto's


Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.