Home » Over KDMS » Zondagavond BLOGs » Achter ogenschijnlijk 'simpele missie' van een praktijk gaan zeer complexe werkprocessen schuil

Achter ogenschijnlijk 'simpele missie' van een praktijk gaan zeer complexe werkprocessen schuil

Gepubliceerd op 25 november 2020 om 14:41

'Achter een ogenschijnlijke simpele missie van een praktijk gaan zeer complexe werkprocessen schuil, om daarbij hulp te vragen is logisch net als je hulp vraagt van een financieel adviseur voor je boekhouding'

Ik wordt benaderd door een praktijkeigenaar van een 3 kamer praktijk in Amsterdam. Ze zijn een half jaar geleden begonnen met de praktijk voering en de agenda's stromen al goed vol. 2 kamers zijn volledig bezet maar die derde kamer nog niet. "Maar dat komt wel." Zegt de eigenaar en dat is ook zo als ze een tandarts vinden die bij hun visie past.

Hun missie staat duidelijk omschreven en zelfs op de muur geschilderd van de keuken:"uw mond gezond houden is onze missie".

Het is een vrij simpele missie maar daarachter zitten complexe processen. En juist daar loopt de eigenaar min of meer in vast. Alles is goed uitgedacht maar werkprocessen vorm geven en daarop structureel leiden in een startend team, valt hem best tegen.

De teamleden "doen allemaal maar wat" En de net startende eigenaar is knetterdruk met contracten opstellen, deals sluiten met leveranciers en netwerken. De processen in gang brengen staan hier nog niet hoog op de agenda.

Het niet bewaken van werkprocessen nadat je ze hebt ingericht is een doodsteek voor je teamwork en heeft direct invloed op de kwaliteit van zorg

Het is een beetje zoals met onze 2 goudvissen die in een dicht aquarium zitten omdat de kat ze anders eruit vist. Onze zoon Jeroen zorgt al jaren voor de vissen maar op een gegeven moment merkten we dat we soms alledrie ze eten gaven. Omdat we dachten dat de ander het vergeten zou zijn.

Ik maakte een kaartje met op de ene zijde:"wij hebben honger" en de andere zijde:"wij hebben al heerlijk gegeten". We spraken af dat als Jeroen s ochtends de vissen zou voeren hij t kaartje omdraaide en als hij s middags thuiskwam weer terug zou draaien.

Super handig en goed systeem. Totdat Jeroen s middags wel eens vergat t kaartje terug te draaien."mama het werkt alleen als ik steeds eraan denk, dat is t jammere van dit systeem." Ik vond het een prachtig voorbeeld van processen.

Een proces kan nog zo goed omschreven zijn, verzonnen en aan alle voorwaarden voldoen om een succes te zijn. Maar zolang de mensen die het proces beheersen niet eenduidig ermee om gaan is een proces in de prullenbak te gooien en zinloos geworden. 

Je kunt nog zo n mooie kast om je mappen heen bouwen, maar als je processen in de kast blijven staan, verstoffen ze

Zo ook in deze praktijk waar alle protocollen pakklaar waren, incidentmeldingsformulieren achter de balie lagen, assistente overleggen ingepland, er werd niet op aangestuurd dus geen een incident werd gemeld, iedereen werkte nu al een beetje zoals ze dacht dat goed was en de praktijkeigenaar was vooral gefocust op recruiten van personeel.

De processen hebben dagelijks aandacht nodig van de eigenaren of praktijkmanagers. Alleen als daarin een circulaire beweging is gaat een praktijk lekker lopen. Vinden teamleden elkaar makkelijker, ontstaat ruimte voor intervisie en verbetering. 

Een uur na ons gesprek belt hij terug

Een uur na ons gesprek belde hij terug:"Ruth we hebben je input nu al als zeer waardevol ervaren en ontvangen heel graag toch een offerte voor adviesgesprekken." Ondanks dat er geen budget aanvankelijk voor vrijgemaakt was, is de meerwaarde en rendement toch duidelijk geworden. Enorm veel zin samen interne praktijkprocessen te implementeren!


Wil je ook  2021 adviesgesprekken? Vraag een gratis kennismakingsgesprek aan en vul onderstaand formulier in


Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.