Home » Over KDMS » BLOGs » De KDMS Ta-dalijst is het zusje van de to-dolijst

De KDMS Ta-dalijst is het zusje van de to-dolijst

Gepubliceerd op 14 november 2020 om 01:59

Aan het einde van je studie vier je het succes, logisch. Maar als je werkt vier je dan ook nog we eens het moement als je een praktijkdoel hebt bereikt? Of dender je door? En is je focus alleen op de missie?

Maar je bent niet voor niks aangenomen als praktijkmanager. Dus start met managen! Ga in de rol die nodig is op de praktijk. Neem de helicopterview en bespreek wekelijks met de eigenaar (of 2 wekelijks) je observaties. Leg voor wat je voorstelt om steeds koers te blijven houden met visie.

Natuurlijk staat de eigenaar vrij hierop mee te gaan of de gehouden koers toch aan te gaan. Jij bent de oren en ogen van de praktijk, het geweten, hebt de know-how van wet- en regelgeving en bent de lijm tussen de teamleden en patiënten. Jij snapt ieders rol en de opbouw van de praktijk als geen ander. De 5 deelgebieden hebben altijd je aandacht en daar op stuur je aan.

Je blust brandjes en ja, als het moet help je ook in omloop of waar dan ook. Maar bovenal ben je manager. Iemand moet gewoon die overkoepelende rol hebben in een team en dat ben jij.

'Het is misschien een gekke vraag, maar wat doe je nu eigenlijk als praktijkmanager?" Vraagt de mondhygiëniste aan Ellis. Ellis bespreekt dit in ons coaching gesprek en hoe ze van de vraag schrok

Misschien verbaast het je, maar in bijna ieder coaching traject met een praktijkmanager komt vroeg of laat dit thema terug:'dat niemand op de praktijk eigenlijk een idee heeft wat de praktijkmanager nu eigenlijk doet.' En dat doet dan best even pijn om dat te horen want jij werkt net als andere praktijk managers keihard en ver buiten werktijd door zonder dat het dus echt opvalt? Maar laat het je niet demotiveren.

Want eigenlijk is het een signaal van het team dat je niet genoeg zichtbaar maakt wat je voor de praktijk betekent en eigenlijk teveel in een soort "veredelde balierol" zit ipv de managers rol aanmeet. 

stap uit de manusje-van-alles rol en ga echt managen op de 5 deelgebieden. Je bent niet voor niets praktijkmanager, pak je verantwoordelijkheid en stap in die rol. 

Het is een groot verschil tussen beiden namelijk. Een manager managet ook echt, kijkt waar de gaten vallen en opgevuld moeten worden, plant en zit teambesprekingen voor. Organiseert intervisie momenten tussen behandelaars, voert functioneringsgesprekken (al dan niet met eigenaar) en meer. Een "veredelde balie assistente" doet nog veel hands on werk. Helpt nog al eens aan de stoel, doet veel balie werk (ipv delegeren) maar neemt het team niet mee in delen van beleidsstukken maar laat beleid gevormd worden via wandelgangen en Groepsapps.

Ellis vindt het pijnlijk dat niet gezien wordt wat ze doet. Ze ervaart het alsof ze niet gewaardeerd wordt.

Ellis begrijpt mijn punt. "Maar t team zit daar niet op te wachten hoor, ik doe gewoon veel achter de schermen." Dat klopt. En dat is ook goed natuurlijk. Maar toch is het belangrijk voor je eigen werkplezier om ook te delen. 

Het kan ook best heel vervelend zijn als je keihard werkt en je hoort dat het niet zichtbaar is wat je nu eigenlijk doet. Dus... maak het  zichtbaar! Dát doe je door beter te communiceren. Niet door méér te communiceren dus, maar beter.

✔ sluit elke week af met een mail naar het héle team; korte samenvatting waar je mee bezig bent geweest en waar je naartoe werkt. (Bijv. We zijn een nieuwe opg aan het uitzoeken, later hierover meer. Of, deze week zijn leveranciers langs geweest en hebben we een tester gekregen van een uithardingslamp. Deze staat op kamer 1)

✔ Maak eens per kwartaal een nieuwsbrief, dit klinkt misschien lastig maar is heel makkelijk. Er zijn meerdere gratis apps met mooie sjablonen. Nieuwsbrieven zijn leuk en toekomst gericht. Je kunt er zelfs een paar van in de wachtkamer leggen. Neem ook wetenschappelijke nieuwtjes op en dan is t helemaal leuk om te lezen. Je kunt ook je beperken tot t maken van een nieuwsbrief voor je eigen team met ditjes en datjes erop

✔ maak een Ta-da lijst en hang die op in de keuken 

Een Ta-da lijst is een omgekeerde To-do lijst. Met een ta-da lijst sta je stil bij wat je al bereikt hebt en afgevinkt hebt van de to-do lijst. Voor jezelf is het belangrijk ook stil te staan bij successen ipv altijd door te denderen

Ik ken een praktijk waar het algehele gevoel was in het team dat er nooit iets voor het team gedaan werd. Toen de praktijkmanager een ta-da lijst liet zien met aankopen voor het team, (nieuwe picknicktafel op patio, nieuwe uniformen, broodjes op vrijdag een keer etc) merkte hij dat zijn team dat helemaal niet zo ervaarde. Het gaat hier natuurlijk niet om dankbaarheid maar wel ontstaat zo een kloofje tussen eigenaar een team en zoiets kan echt scheefgroeien. Dit is een klein voorbeeld wanneer een ta-da lijst handig is.

Een groter voorbeeld is een praktijkmanager die een 7 kamer praktijk van de grond af aan heeft helpen opbouwen en toen ik haar sprak zei:"er moet nog zoveel gebeuren." En ze liet me haar to do lijst zien, die was eindeloos."En wat heb je al gedaan?" Ze keek me aan:"tja daar sta ik niet zo vaak bij stil, heb ik echt geen tijd voor." Samen hebben we een ta-da lijst van afgelopen 2 weken gemaakt. Ze stond zelf versteld van hoeveel ze had gedaan voor de praktijk én toch maar even voor elkaar had gebokst. 

De coaching gaat verder en we verdiepen door te bespreken hoe Ellis zelf meer grip zal kunnen krijgen op haar rol als praktijkmanager. Door gerichte vragen te stellen vindt Alles heldere antwoorden. Aan het einde van de sessie kiest ze als opdracht voor de komende 3 weken dat ze wekelijks een groepsmail zal sturen. Dat vind ze eigenlijk ook wel prettig want veel ad hoc appjes kunnen worden gebundeld in de groepsmail. Beleid wordt niet per app gemaakt maar door de eigenaar en uitgezet door Ellis. Dat wordt duidelijk op deze manier. Goed zo Ellis!

Tegelijkertijd zal ze een mini ta-da lijstje over t team en ook haar succesjes van die week benoemen. Zo krijgt iedereen meer zicht in elkaars doelen en werkzaamheden. De volgende sessie valt Ellis met de deur in huis:"nou Ruth! Dat ik daar niet zelf op gekomen ben! Wat vindt iedereen die mail fijn op vrijdag middag. En t appen is veel minder geworden." Kun je nagaan hoe het over een half jaar is. Het verbeterproces start bij willen verbeteren en verhelderen. En dat start bij reflectie en coaching. Meer weten? Nu 10%procent korting klik op de button


Reactie plaatsen

Reacties

Er zijn geen reacties geplaatst.